PROPOSAL KERJA PRAKTEK

SISTEM PENGELOLAAN TRANSAKSI

HOTEL THE JAYAKARTA DAIRA PALEMBANG

Di susun oleh : Doni kiswanto

1.LATAR BELAKANG

Dalam industri perhotelan saat ini sedang dihadapkan pada persaingan yang ketat, maka sebuah hotel harus mampu memiliki service of excellent atau harus mampu merebut hati konsumen karena hanya hotel yang memiliki service of excellent yang akan mampu memenangkan persaingan. Industri perhotelan pada dasarnya merupakan industri jasa penginapan yang memadukan usahanya melalui penjualan produk nyata hotel (tangible product) dengan jasa pelayanan (intangible product).

Hotel The Jayakarta Daira Palembang merupakan salah satu bisnis perhotelan di kota Palembang yang banyak melakukan berbagai penawaran terhadap tamunya,dan hal yang ditawarkan kepada tamu yang datang, berupa penawaran jasa fasilitas yang dimiliki hotel The Jayakarta Daira Palembang. Jasa yang ditawarkan secara nyata oleh hotel (tangible product) diantaranya seperti jasa pelayanan sewa kamar hotel, pelayanan makanan dan minuman, bar, gerai fast food, guest house, laundry dan dry cleaning, rekreasi keluarga, dan kebugaran. Selain itu, hotel juga menjual jasa pelayanan (intangible product) seperti keramahan, sopan santun, kecekatan, kecepatan, dan kemudahan. Jasa-jasa tersebut ditawarkan oleh hotel agar dapat memberikan kepuasan bagi para tamu dan pengunjung secara menyeluruh.

Seiring dengan perkembangannya yang pesat,sehingga menuntut front desk untuk melakukan proses pelayanan yang lebih efektif dan efisien.

Sistem transaksi perhotelan dalam mengelola dan melakukan aktivitas sebuah hotel, memerlukan beberapa informasi yang relevan dan reliable dalam menentukan berbagai kebijakan hotel yang dianggap sebagai langkah dalam pengambilan keputusan yang tepat dalam waktu yang cepat. Informasi-informasi yang dibutuhkan manajemen hotel adalah informasi mengenai seluruh kegiatan yang dilakukan oleh hotel seIperti informasi mengenai tamu diantaranya informasi rata-rata tamu menginap, frekuensi tamu yang datang, prosentase hunian kamar, dan guest history, serta informasi mengenai pemakaian servis yang ditawarkan oleh hotel, dan pembayaran yang dibebankan kepada tamu.

Untuk itu, dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi seiring dengan kemajuan teknologi, penggunaan sistem komputerisasi perlu diterapkan dalam dunia usaha seperti perhotelan karena akan membantu memperlancar pekerjaan dan meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja. Namun bukan berarti prinsip-prinsip kerja yang saat ini digunakan yang merupakan dasar dalam pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan di beberapa departemen hotel menjadi tidak relevan untuk terus dipelajari dan dikaji dalam pelaksanaan kerja.Hotel The Jayakarta Daira merupakan salah satu hotel yang menerapkan prinsip komputerisasi dalam mengelola kebutuhan informasi yang diperlukan oleh para tamu dan pihak manajemen. Namun seiring dengan perkembangan system informasi yang semakin pesat serta adanya keterbatasan sumber daya manusia yang dimiliki Hotel The Jayakarta Daira, sehingga dalam pengelolaan kebutuhan informasinya menjadi tidak akurat dan kinerjanya dirasa kurang maksimal.

Dengan adanya permasalahan tersebut dapat diatasi dengan menerapkan aplikasi Microsoft Visual Basic.Net yang merupakan salah satu dari sekian banyak bahasa pemprograman yang dapat disesuaikan dengan kondisi The Jayakarta Daira Palembang. Dengan menggunakan aplikasi komputer ini dan sumber daya menusia yang dapat mengoperasikannya, diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam mengelola kebutuhan informasi yang diperlukan oleh seluruh pihak yang terkait. Aplikasi ini dapat digunakan untuk melakukan transaksi pengolahan data administrasi tamu secara komputerisasi seperti transaksi check in dan transaksi check out. Dengan aplikasi ini juga dapat menghasilkan laporan-laporan up to date yang merupakan output dari aplikasi ini seperti laporan daftar tamu check in, laporan daftar tamu check out, laporan pemakaian servis, laporan nota check out, laporan guest history serta beberapa informasi lain yang dibutuhkan oleh para tamu dan pihak manajemen yang dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat.

Hal ini yang mendorong penulis kami untuk menyusun laporan Kerja Praktek dengan judul ”Sistem Pengelolaan Transaksi Hotel The Jayakarta Daira Palembang”.

II. PERMASALAHAN

Beberapa masalah yang dapat dirumuskan pada Hotel The Jayakarta Daira Palembang.

1. Masih menggunakan sistem lama yang kurang efektif dan efisien,sehingga masih tertinggal dalam persaingan usaha yang sejenis.

2. Keterbatasan sumber daya manusia yang dimiliki, sehingga dalam pengelolaan kebutuhan informasinya menjadi tidak akurat dan kinerjanya dirasa kurang maksimal.

III. RUANG LINGKUP

1.1 Tahap Perancangan Sistem

Tahap-tahap perancangan sistem menurut Krismiadji (2002:174) terdiri dari lima tahap, yaitu :

1. Tahap Analisis Sistem

Dalam tahap ini dilakukan pengumpulan informasi yang diperlukan untuk membeli atau membangun sebuah sistem baru dengan cara melakukan investigasi awal melalui masalah yang sedang dihadapi perusahaan, kemudian mengidentifikasi masalah tersebut guna menentukan solusinya.

2. Tahap Perancangan Konseptual

Pada tahap ini yang harus dilakukan adalah mengidentifikasikan dan menyusun alternatif rancangan yang dipilih guna memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai system informasi akuntasi

3. Tahap Perancangan Fisik

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah merancang output, database dan input. Kemudian dilanjutkan dengan membuat program komputer, membuat berbagai prosedur yang terkait, dan merancan sistem pengawasan dan pengendalian serta melekatkannya ke dalam sistem baru.

4. Implementasi dan Konversi

Tahap ini merupakan tahap terpenting sekaligus paling kompleks diantara tahap – tahap dalam sebuah siklus, karena pada tahap inilah semua elemen dan aktivitas sistem terintegrasi secara lengkap. Kegiatan yang tercakup pada tahap ini antara lain adalah memasang dan menguji perangkat keras dan perangkat lunak, selain iu juga dilakukan pengujian dan modifikasi seperlunya terhadap prosedur pengolahan yang saat ini dipakai. Selanjutnya dibuat sistem pengendalian terhadap sistem baru, serta membuat dokumentasi system. Kegiatan terakhir pada tahap ini adalah menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru.

5. Operasi dan Pemeliharaan

Setelah sistem baru terpasang dan berjalan, maka sistem tersebut akan selalu dipantau untuk mendeteksi sekaligus menyempurnakan jika ada cacat rancangan.

IV. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Sistem

“Sistem menurut West Churchman adalah serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan.”(Krismiadji, 2002:1)

“Sistem menurut Jogiyanto H.M (2001) adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

“Sistem informasi merupakan suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, dan bilamana dieksekusikan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi” (jogianto:1999:35).

2. Pengertian Sistem Administrasi Tamu

Administrasi berasal dari bahasa latin, terdiri dari kata ‘ad’ yang berarti intensif dan ‘ministrate’ yang berarti melayani, sehingga secara etimologis administrasi berarti ‘melayani secara intensif’. Administrasi dapat dirumuskan dengan pengorganisasian dari penjurusan sumber daya manusia dan bahan-bahan guna mencapai tujuan yang diinginkan. (Jhon M. Priffer, 1990).

“Tamu Hotel adalah Setiap orang yang datang dengan tujuan untuk menginap di hotel dan atau mempergunakan fasilitas atau jasa-jasa hotel yang telah isediakan.”(Agusnawar, 2004:14).

Administrasi Hotel adalah suatu kegiatan yang diselenggarakan oleh petugas hotel yang berhubungan dengan hotel. Kegiatan tersebut meliputi: pencatatan identitas tamu dan kamar yang ditempati, pencatatan waktu, tanggal masuk dan keluar serta pengarsipan yang berhubungan dengan hotel. Selain administrasi, di hotel juga memberikan pelayanan bagi para tamu, sejak tamu mulai menginap sampai keluar.

Dari pengertian diatas, Sistem Administrasi Tamu dapat didefinisikan sebagai suatu sistem pengolahan data dalam suatu transaksi guna melayani tamu secara intensif.

3. Pengertian Hotel

“Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya untuk umum yang dikelola secara komersial serta memenuhi persyaratan yang ditetapkan pemerintah.” (SK Menparpostel Nomor: KM 34/ HK 103/ MPPT 1987).

Jenis hotel dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Bussines Hotel, yaitu hotel yang dirancang untuk orang-orang yang mempunyai kepentingan usaha atau dagang.

2. Resident Hotel, yaitu hotel yang dirancang untuk tamu-tamu yang akan tinggal lama.

3. Resort Hotel, yaitu hotel yang dirancang untuk tamu yang mempunyai tujuan khusus (istirahat dan rekreasi)

Dilihat dari jenisnya, Hotel The Jayakarta Daira Palembang merupakan salah satu bussines hotel karena hotel ini dirancang untuk orang-orang yang mempunyai kepentingan usaha.

1.2 Pengertian Microsoft Visual Basic Net

Visual Basic Net adalah salah satu bahasa pemrograman untuk membuat program aplikasi dalam lingkungan windows yang berbasis grafis (GUI – Graphical User Interface). Visual Basic yang sering disebut VB merupakan event-driven programming (pemrograman terkendali kejadian) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa event/ kejadian tertentu (tombol diklik, menu dipilih, dan lain-lain). Ketika event terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event (prosedur event) akan dijalankan.

V. TUJUAN DAN MANFAAT

1. Tujuan

Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk memenuhi syarat kerja praktek Program Studi Sistem Informasi STMIK-MDP Palembang.

2. Untuk mengembangkan sistem pengelolaan transaksi yang diterapkan pada Hotel The Jayakarta Daira Palembang.

3. Membuat aplikasi program Visual Basic Net untuk pengolahan data traksaksi pada Hotel The Jayakarta Daira Palembang, agar dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat sehingga dalam pengelolaannya menjadi lebih maksimal.

2..Manfaat

Setelah tujuan tersebut tercapai,maka di dapat manfaat sebagai berikut :

1. Bagi Mahasiswa

Menambah wawasan dan pengalaman dalam pembuatan aplikasi pengolahan data transaksi dengan menggunakan Microsoft Visual Basic Net.

2. Bagi Hotel

Diharapkan Kerja praktek ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan yang dapat dipertimbangkan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi untuk mengolah data transaksi tamu dengan menggunakan Microsoft Visual Basic Net.

3. Bagi STMIK-MDP

Diharapkan dapat menambah referensi dan informasi mengenai aplikasi Visual Basic Net untuk system pengelolaan data transaksi tamu, khususnya bagi mahasiswa yang akan menjalani kerja praktek dengan materi yang sama.

VI. METODOLOGI

“Metodologi adalah kerangka teoritis yang dipergunakan untuk menganalisa, mengerjakan atau mengatasi masalah yang dihadapi. Sedangkan kerangka teoritis atau kerangka ilmiah merupakan metode-metode ilmiah yang akan diterapkan dalam pelaksanaan tugas.” (Gorys Keraf, 2001: 310).

Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode FAST (Framework for Application of System Technique). Dimana tahapan yang ada didalam metode FAST sebagai berikut :

1. Fase Definisi Lingkup

Fase ini merupakan tahap awal penulis dalam melakukan penelitian pada Hotel The Jayakarta Daira palembang , menentukan metodologi yang digunakan, serta membuat jadwal penelitian dengan menggunakan teknik pengumpulan data seperti dibawah ini.

a. Studi Observasi

Studi observasi ditempuh dengan cara mengumpulkan bahan-bahan untuk laporan, dengan cara mempelajari dan mengamati cara kerja sistem yang berhubungan dengan penulisan laporan kerja praktek sehingga dapat dijadikan landasan dalam pemecahan masalahnya.

b. Studi Wawancara

Wawancara dilakukan secara langsung kepada pihak yang terkait saat melakukan kerja praktek di PT. Nusantara Card Semesta.

c. Studi Literatur

Studi literatur ditempuh dengan cara mengumpulkan bahan-bahan berupa teori, dengan cara mempelajari buku-buku ilmiah yang berhubungan dengan penulisan laporan kerja praktek sehingga dapat dijadikan perbandingan dan landasan dalam pemecahan masalahnya. Alat yang digunakan untuk pernyataan masalahnya adalah dengan menggunakan kerangka PIECES.

2. Fase Analisis Masalah

Dalam fase ini, penulis mempelajari system-sistem yang sudah ada dan menganalisis masalah yang terdapat pada sistem yang telah ada sehingga.menghasilkan satu tujuan perbaikan sistem yang diperoleh dari pemahaman terhadap masalah-masalah serta manfaat yang akan diperoleh. Alat yang digunakan untuk menganalisis masalah yang ada dapat digunakan kerangka PIECES

3. Fase Analisis Persyaratan

Dalam fase ini pengguna sistem dan analisis sistem harus dapat mengkomunikasikan apa yang diharapkan mengenai sistem yang dibuat kedalam sebuah kerangka PIECES untuk menemukan dan memperbaiki kekurangan atau kelemahan pada sistem yang ada.

4. Fase Desain Logis

Fase desain ini menyatakan bagaimana desain sistem lanjutan yang akan dibuat dengan menggambarkan model sistem untuk mendokumentasikan persyaratan unutk sistem baru tersebut. Alat yang digunakan pada fase ini adalah model use-case, kamus data, dan ERD.

5. Fase Analisis Keputusan

Penulis merekomendasikan sistem yang baru untuk memperbaiki kelemahan ataupun kekurangan yang ada pada sistem yang ada dengan menganalisis kelayakan-kelayakan apa saja yang harus dipenuhi.

6. Fase Desain Fisik dan Integrasi Fisik

Dalam fase ini, penulis akan menggambarkan diagram aliran data untuk sistem logis dan sistem fisik.

7. Fase Konstruksi dan Pengujian

Dalam fase ini dilakukan pengujian pada komponen sistem secara individu dan sistem secara keseluruhan. Adapun alat yang digunakan adalah flowchart, program Microsoft Visual Basic NET, database SQL Server 2000.

8. Fase Instalasi dan Pengiriman

Dalma fase akhir ini, penulis membangun sistem dengan cara menginstal sistem yang dikembangkan

9. Fase Operasi dan Penawaran Sistem

Setelah sistem dioperasikan, dibutuhkan dukungan sistem yang berkesinambungan untuk sisa siklus hidupnya yang berguna dan produktif.

1. Klasifikasi Data

1.1 Data Menurut Sifatnya

1. Data Kuantitatif

“Data kuantitatif adalah data yang bisa dihitung atau diukur secara langsung berupa angka-angka atau nilai-nilai” (Marzuki, 2001: 55). Data kuantitatif yang diperoleh dalam penyusunan proposal ini adalah data-data yang menyangkut pengolahan data administrasi tamu pada Hotel The Jayakarta Daira Palembang, misalnya besarnya biaya tarif sewa kamar, biaya lainnya yang dibebankan pada tamu hotel, lama sewa dan sebagainya.

2. Data Kualitatif

“Data Kualitatif adalah data yang diukur secara tidak langsung seperti keterampilan, aktivitas, sikap, dan sebagainya” (Marzuki, 2001: 55). Data yang dipeoleh berupa gambaran umum perusahaan, struktur organisasi perusahaan, data tentang alur sistem pengolahan data administrasi tamu, dan sebagainya.

1.2 Data Menurut Sumbernya

1. Data Primer

“Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber yang diamati dan dicatat untuk pertama kalinya” (Marzuki, 2001: 55). Data yang dipeoleh yaitu informasi yang berkaitan dengan prosedur-prosedur secara sistem manual yang diterapkan perusahaan, data-data yang dikumpulkan dari hasil wawancara dan observasi secara langsung yang dilakukan pada Hotel The Jayakarta Daira Palembang.

2. Data Sekunder

“Data sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh peneliti misalnya dari biro statistik, majalah, atau publik lainnya” (Marzuki, 2001: 56). Data ini diperoleh dari buku-buku dan literature yang mendukung dalam penyajian data serta informasi mengenai sistem informasi manajemen, sejarah berdirinya Hotel The Jayakarta Daira Palembang, dan dokumen pendukung sistem pengolahan data transaksi tamu.

1.3 Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Observasi

“Observasi adalah pengumpulan data dengan cara pengamatan langsung kepada suatu obyek yang diteliti dalam waktu yang singkat dan bertujuan untuk mendapat gambaran mengenai objek penelitian” (Gorys Keraf, 2001:162). Observasi dilakukan oleh penulis dengan cara mengamati secara langsung kegiatan yang dilakukan di hotel, khususnya mengenai bagaimana sistem pengolahan admininistrasi tamu yang diterapkan pada hotel, misalnya penulis mengamati dan mencatat kegiatan petugas front office dalam melayani tamu hotel, mengamati kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan dokumen, dan sebagainya.

2. Wawancara

“Wawancara atau interview adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan mengajukan pertanyaan langsung kepada informan atau seorang autoritas (seorang ahli yang berwenang dalam suatu masalah)” (Gorys Keraf, 2001:161). Penulis menerapkan metode ini dengan cara mengadakan Tanya jawab secara sistematis yaitu dengan cara membuat daftar pertanyaan terlebih dahulu, kemudian menanyakan pertanyaan tersebut secara langsung kepada manajer hotel atau petugas yang terkait guna mendapatkan keterangan yang berkaitan dengan masalah yang akan ditulis.

3. Studi Pustaka

“Studi pustaka merupakan metode pengumpulan data dengan cara mencari informasi melalui buku-buku, koran, majalah dan literatur lainnya” (Gorys Keraf, 2001:166).

Studi ini dilakukan dilakukan dengan cara meneliti langsung dan mengumpulkan data teoritis dari sumber tertulis yang diperoleh dari buku-buku serta media internet yang ada hubungannya dengan topik yang akan dibahas.